A Unidade de suporte de comissionamento do NHS Arden e GEM migra de forma contínua e segura com as soluções da Quest Metalogix

O DESAFIO

A AGEM tinha uma equipe de TI de apenas três pessoas que é responsável pelo gerenciamento de 1.500 usuários no Office 365. Parte de seu escopo é buscar economias de escala em toda a linha.

Há seis anos, a AGEM traçou um objetivo de priorização da nuvem para ela mesma e para seus clientes. A equipe de TI sabia que precisava migrar o SharePoint 2007 e o SharePoint 2010 para o Office 365. Mas com os recursos limitados da equipe, eles tiveram que migrar manualmente o SharePoint 2010 para o Office 365. Eles sabiam que valeria a pena porque o Office 365 era flexível, podia ser dimensionado e era uma parte importante da estratégia de atualização. Eles perceberam que teriam um longo caminho pela frente devido às complexidades de seu ambiente geral.

Eles iniciaram a jornada enfrentando um patrimônio incongruente espalhado por uma ampla geografia que estava oferecendo suporte aos clientes em 60 CCGs, no NHS England (NHSE), assim como a fornecedores e autoridades locais. O ecossistema estava em constante evolução e aumentando em complexidade e eles sabiam que não tinham tempo a perder.

Eles iniciaram manualmente o processo de passar de uma posição legada distinta para uma solução inteligente e integrada.

Como estavam migrando manualmente do SharePoint 2007 e 2010 para o Office 365, eles corriam um risco significativo de erro humano, estavam consumindo a carga de trabalho diária, a taxa de transferência era lenta e não podiam se concentrar em suas outras tarefas importantes.

Uma das primeiras tarefas da AGEM foi encontrar uma solução que pudesse remover os processos manuais, mas também provar que eles poderiam migrar seu farm legado local do SharePoint com precisão e sem falhas, incluindo as contas de gerenciamento financeiro. Era importante que eles pudessem mostrar, por meio de qualquer auditoria futura, que as informações não tinham sido alteradas de maneira alguma e estavam seguras.

"Antes do nosso envolvimento com a Quest®, estávamos presos em processos manuais e lidando com as deficiências da opção pronta para uso para executar o trabalho", disse Chris Reynolds, Diretor de inovação e desenvolvimento de produtos. "Isso significava que não conseguíamos restaurar de forma granular um documento ou biblioteca com facilidade e com a certeza de que isso seria feito corretamente".

Para a AGEM, a quantia que precisam mover não era a parte mais importante. Eles precisavam de um produto que pudesse mover os dados com segurança e, ainda assim, tivesse a flexibilidade de mover quantidades pequenas e também grandes.

SOLUÇÃO

"Quando começamos a analisar a Quest, ficamos impressionados com a facilidade com que conseguiríamos realizar a migração". A Quest se envolveu ativamente com a AGEM e gastou algum um tempo ouvindo o que eles estavam tentando alcançar e como queriam fazer isso. A Quest obteve esse conhecimento e, em seguida, apresentou sua solução, o Metalogix Essentials for Office 365, e os mostrou um roteiro para o sucesso.

"A Quest nos mostrou como eles poderiam nos ajudar a alcançar nosso objetivo, em vez de apenas tentar nos vender licenças e não nos oferecer um plano como alguns de seus concorrentes", reconheceu Reynolds. "E então, isso mudou nossa abordagem por completo".

A AGEM começou a mover pequenas quantidades de dados no início para garantir que eles estivessem cumprindo com o NHS por completo ao mover conteúdo financeiro confidencial dos dados do local para a nuvem. Eles ficaram entusiasmados com a possibilidade de manter o controle de versão e de ver o conteúdo no local e na nuvem. Isso os deixou confortáveis por saber que estavam prontos a qualquer momento para qualquer tipo de auditoria.

Além disso, a AGEM foi capaz de alavancar a automação da ferramenta, dando-lhes a capacidade tática de se concentrar em outras partes do negócio. Com a Quest, eles conseguiram obter muito mais sucesso e reduzir seus níveis de estresse porque não precisavam mais enfrentar processos manuais ou se preocupar com erro humano.

"Pudemos ver o retorno do investimento imediatamente diminuindo significativamente as horas de trabalho necessárias para a migração e agora não nos preocupamos mais com os riscos relacionados aos erros dos usuários", – disse Reynolds.

RESULTADOS

"Se eu não tivesse a Quest, não teria sido capaz de fazer o que fiz. Os dados financeiros que movemos ainda estariam em um servidor que mal funcionava. Se eu tivesse que mover essa quantidade de dados com o número de pastas e subestruturas, dois de nós teriam trabalho por um mês, mas conseguimos fazer isso em um dia".

O treinamento e suporte através da Quest Metalogix Academy ajudou muito a AGEM. O suporte técnico foi inigualável. Por exemplo, eles tinham caracteres especiais usados por eles, incluindo um símbolo de cadeado que não era exibido corretamente na interface do Metalogix Essentials for Office 365. A equipe de suporte corrigiu isso na atualização semanal seguinte.

"A ferramenta certa se paga em semanas. Você não precisa que as pessoas realizem testes para saber que está funcionando. A Quest tem uma flexibilidade incrível para evoluir com um espaço em constante mudança e sabemos que a Quest sempre faz um trabalho bem feito, o que podemos verificar na auditoria. Nós temos plena confiança na solução".

À medida que continuam sua jornada para a nuvem, a AGEM está olhando para o futuro e está investindo em uma equipe do Office 365 voltada para o cliente para implementar soluções para os clientes, para que eles possam começar a trabalhar rapidamente.

Eles querem utilizar sua experiência com a Quest e envolvê-la como um serviço para seus clientes. Eles agora podem racionalizar os dados, encontrar o lixo, que eles estão descobrindo ser geralmente em torno de 80 por cento, e mover apenas o que é necessário. A equipe do Office 365 da AGEM se tornou mais ágil e capaz de responder às coisas de uma maneira mais eficiente e eficaz, permitindo que eles se concentrem em sua função principal.

"Agora temos muitas outras maneiras de utilizar as soluções da Quest Metalogix. Estamos divulgando a notícia e queremos que outras pessoas obtenham o mesmo retorno do investimento que tivemos", disse Reynolds. "Eu realmente acredito no Metalogix Essentials for Office 365. Ele funcionou bem e continua funcionando bem".

O NHS é uma enorme coleção de centenas de organizações que oferecem diferentes serviços em um único lugar e a AGEM é uma das cinco unidades de suporte de comissionamento. Conforme o NHS progride, a interoperabilidade entre as organizações será fundamental. Para esse fim, a racionalização de dados de back-end é um elemento crítico e é aqui que a Quest entra em jogo.

"Queremos que todos nos procurem pelas melhores práticas e, com o suporte e ajuda contínuos da Quest, sabemos que poderemos incluir tudo isso em um serviço para ajudar nossos clientes e outras unidades de negócios do NHS", disse Reynolds.

Sobre o NHS

A Unidade de suporte de comissionamento do NHS Arden e GEM (AGEM) fornecem uma gama de serviços para o NHS England e é uma das maiores CSUs do país. Eles atuam como um parceiro valioso e de confiança para os comissários, autoridades locais e provedores para enfrentar os desafios encontrados na construção de serviços integrados, de alta qualidade e de baixo custo que levem a melhores resultados de saúde. Eles têm entusiasmo no trabalho cooperativo com nossos clientes, para fornecer serviços integrados, de alta qualidade e de baixo custo que levem a melhores resultados de saúde para todos.