La unidad de soporte de puesta en marcha de Arden y GEM de NHS migra sin problemas y de forma segura con las soluciones de Quest Metalogix

EL DESAFÍO

AGEM tenía un equipo de TI de solo tres que es responsable de administrar 1500 usuarios en Office 365. Parte de su alcance es buscar economías de escala en todos los ámbitos.

Hace seis años, AGEM trazó un objetivo primordial para la nube para ellos y sus clientes. El personal del área de TI sabía que necesitaba migrar SharePoint 2007 y SharePoint 2010 a Office 365. Pero con los recursos limitados de su equipo se enfrentaron con la migración manual de SharePoint 2010 a Office 365. Sabían que valía la pena porque Office 365 era flexible, puede escalar y era una parte importante de su estrategia de actualización. Se dieron cuenta de que iba a ser un largo camino hacia la línea de meta debido a las complejidades de su entorno general.

Comenzaron su recorrido enfrentando una zona incongruente que se extendía por una amplia geografía que respaldaba a los clientes en 60 CCG, NHS England (NHSE), así como a fondos de proveedores y autoridades locales. El ecosistema evolucionaba constantemente y aumentaba su complejidad, y sabían que no tenían tiempo que perder.

Comenzaron manualmente el proceso de pasar de una posición de legado dispar a una solución inteligente integrada.

Debido a que estaban migrando manualmente desde SharePoint 2007 y 2010 a Office 365, corrían un gran riesgo de error humano, consumían su carga de trabajo diaria, el rendimiento era lento y no podían concentrarse en sus otras tareas básicas.

Una de las primeras tareas para AGEM fue encontrar una solución que pudiera eliminar los procesos manuales, pero también podría probar que podían migrar de forma precisa y sin problemas su granja local de SharePoint heredada, incluidas las cuentas de administración financiera. Era importante que pudieran demostrar, a través de cualquier auditoría futura, que la información no se había alterado de ninguna manera y era segura.

"Antes de nuestro compromiso con Quest®, nos quedábamos estancados en los procesos manuales y nos ocupábamos de las deficiencias inmediatas para realizar el trabajo", dijo Chris Reynolds, Director de Innovación y Desarrollo de Producto. "Esto significaba que no podíamos restaurar de manera granular un documento o biblioteca con la confianza de que se haría correctamente".

Para AGEM no era tanto la cantidad que necesitaban para trasladarse. Necesitaban un producto que pudiera mover los datos de manera segura y que, sin embargo, tuviera la flexibilidad de mover cantidades tanto pequeñas como grandes.

SOLUCIÓN

"Cuando comenzamos a buscar en Quest, nos quedamos asombrados de la manera perfecta en que podríamos hacer que la migración se llevara a cabo". Quest se involucró activamente con AGEM y se dedicó a escuchar lo que intentaban lograr y cómo querían hacerlo. Quest tomó ese conocimiento y luego presentó su solución, Metalogix Essentials para Office 365, y les mostró una hoja de ruta hacia el éxito.

“Quest nos mostró cómo podrían ayudarnos a alcanzar nuestro objetivo en lugar de tratar de vendernos licencias y no darnos un plan como algunos de sus competidores", reconoció Reynolds. "Y, luego, cambió todo nuestro enfoque".

AGEM comenzó a mover pequeñas cantidades de datos al principio para asegurarse de que cumplían con todo el NHS cuando movían contenido financiero sensible de datos locales a la nube. Estaban encantados de poder mantener el control de versiones y de poder ver el contenido en las instalaciones y en la nube. Eso los hizo sentir cómodos al saber que estaban listos en cualquier momento para cualquier tipo de auditoría.

Además, AGEM pudo aprovechar la automatización de la herramienta, brindándoles la capacidad táctica de enfocarse en otras partes del negocio. Con Quest, pudieron lograr mucho más y reducir sus niveles de carga porque ya no tenían que enfrentar procesos manuales o tenían que preocuparse por los errores humanos.

“Pudimos ver un retorno de nuestra inversión de inmediato al reducir significativamente las horas de trabajo necesarias para la migración y ya no nos preocupamos por los riesgos relacionados con los errores de los usuarios", dijo Reynolds.

RESULTADOS

"Si no tuviera Quest, no podría hacer lo que he logrado hacer. Los datos financieros que movimos todavía estarían en un servidor que apenas funcionaba. Si hubiera tenido que mover esa cantidad de datos con la cantidad de carpetas y subestructuras, dos de nosotros tendríamos trabajo durante un mes, pero eso fue lo que pudimos hacer en un día".

La capacitación y el soporte a través de Quest Metalogix Academy realmente han ayudado a AGEM. El soporte técnico ha sido insuperable. Por ejemplo, tenían caracteres especiales que usaban, incluido un símbolo de candado que no se mostraba correctamente en la interfaz de Metalogix Essentials para Office 365. El equipo de soporte lo solucionó en la próxima actualización semanal.

“La herramienta correcta se paga sola en semanas. No necesita que la gente se siente y gire la manija para asegurarse de que esté funcionando. Quest tiene una increíble flexibilidad para evolucionar con un espacio en constante cambio y sabemos que Quest puede ofrecer una y otra vez y siempre podemos ver la auditoría. Tenemos confianza y fe en la solución”.

A medida que continúan su viaje hacia la nube, AGEM mira hacia el futuro y está invirtiendo en un equipo de Office 365 orientado al cliente para implementar soluciones para que los clientes puedan ponerse en marcha y trabajar rápidamente.

Quieren aprovechar su experiencia con Quest y tomarla como un servicio para sus clientes. Ahora pueden racionalizar los datos, buscar la basura –que están encontrando generalmente alrededor del 80 por ciento–, y actuar solo sobre lo que se necesita. El equipo de AGEM Office 365 se ha vuelto más ágil y capaz de responder de una manera más eficiente y efectiva, permitiéndoles centrarse en su función principal.

“Ahora estamos buscando muchas otras formas de utilizar las soluciones de Quest Metalogix. Estamos haciendo correr la voz y queremos que otras personas obtengan el mismo retorno de la inversión que tenemos”, dijo Reynolds. "Realmente creo en Metalogix Essentials para Office 365. Funcionó bien y sigue funcionando bien”.

El NHS es una colección masiva de cientos de organizaciones que prestan servicios diferentes bajo una sola protección y AGEM es una de las cinco unidades de soporte de puesta en servicio. A medida que el NHS avance, la interoperabilidad entre las organizaciones será clave. Para apoyar esto, un elemento crítico es la racionalización de los datos de back-end y aquí es donde se encuentra Quest.

"Queremos que todos nos vean para conocer las mejores prácticas y con el apoyo y la ayuda continuos de Quest, sabemos que podremos resumir todo esto en un servicio para ayudar a nuestros clientes y otras unidades de negocios de NHS", dijo Reynolds.

Acerca de NHS

NHS Arden and GEM (AGEM), la Unidad de soporte de puesta en marcha proporciona una gama de servicios a NHS England y es una de las CSU más grandes del país. Actúan como un socio valioso y de confianza para los delegados, las autoridades locales y los proveedores para abordar los desafíos que enfrentan al desarrollar servicios integrados, de alta calidad y rentables que conduzcan a mejores resultados de estado. Les apasiona trabajar en colaboración con nuestros clientes para brindar servicios integrados, de alta calidad y rentables que conduzcan a mejores resultados de estado para todos.